Проблемы с тендером?

Что необходимо учитывать Заказчику (организатору конкурса), чтобы тендер на поставку трактора (минитрактора) прошел успешно?

При подготовке документов на организацию тендера требуется соблюдения законов и положений регламентирующих подготовку и проведение тендера. Но в данном случае если мы говорим о поставке минитрактора(ов), в процессе подготовки к тендеру и его проведения между заказчиком и поставщиками могут возникнуть некоторые недопонимания или трудности, которые могут осложнить проведение тендера. В некоторых случая бывают разочарования и огорчение всех участников, что тендер не состоялся. Потрачено время, усилия и даже денежные средства,а результат нулевой. Почему это происходит и как этого избежать? Давайте разбираться вместе!

Классический пример, который приходится периодически наблюдать (пример упрощен, чтобы не вдаваться в детали): звонит представитель компании «N» в нашу компанию и запрашивает коммерческое предложение на минитрактор в определенной комплектации и с определенным навесным или прицепным оборудованием, ему предоставляется вся необходимая информация по технике и по условиям покупки. Через две недели очередной звонок этого же представителя: «Приглашаем принять участие в тендере, он проводиться на электронной площадке «B» максимальная цена контракта «Х». Наши тендерные специалисты начинают изучать информацию, касательно данного тендера, и выясняют, что:

На электронной площадке, на которой размещается тендер, наша компания не аккредитована (этих площадок в интернете более пяти с половиной тысяч). Сам процесс аккредитации требует времени (иногда до трех дней) и денег (уже увеличивает издержки участия в тендере, которые изначально не рассматривались в коммерческом предложении),
В качестве обеспечения исполнения контракта по проекту договора победитель аукциона в электронной форме (например, наша компания) представляет Заказчику безотзывную банковскую гарантию на срок 6 мес. (еще дополнительные финансовые издержки по замораживанию денежных средств и оплату банковских услуг),
В сумму цены контракта входит стоимость доставки минитрактора и навесного оборудования до места назначения, которое расположено чуть дальше чем «Кукуево» (шутка), а стоимость доставки крупногабаритной техники – серьезная статья расходов и изначально в коммерческом предложении не рассматривалось.
В проекте договора сроки гарантийного обслуживания превышают сроки гарантии завода производителя. В стоимость контракта по проекту договора входит обучение эксплуатациии обслуживанию техники сотрудников заказчика при этом еще и на территории заказчика (куда поставляется техника). Техническое обслуживание в гарантийный период обязан по договору производить поставщик техники на территории заказчика и т.д. и т.п. Все эти статьи расхода тоже несут дополнительные издержки по контракту и изначально не оговаривались и соответственно не учитывались.
Количество единиц техники, которое необходимо поставить по контракту превышает количество, которое есть в данный момент времени в наличии (техника не ставилась в резерв под заказчика, т.к. изначально не было ясно, что это тендер). Сроки поставки техники по контракту 10 дней после подписания договора – реальные сроки поставки значительно превышают контрактные и «ускорение» поставки с завода так же увеличивает издержки.

Рассмотрев всю сопроводительную информацию по данному тендеру, наши специалисты пришли к выводу, что участие нашей компании в поставке техники не целесообразно и экономически не обосновано.

Пример, который мы привели упрощен и может быть даже доведен до абсурда. Однако часть этих «не соответствий» в том или ином виде присутствует всегда. Чтобы избежать в пустую потраченного времени и денег всех участников, организатору тендера (Заказчику) при запросе коммерческого предложения у потенциального Поставщика необходимо внести полную ясность по данному вопросу, а именно:

Техника Поставщика соответствует техническому заданию (ТЗ) Заказчика, или Поставщик предоставляет ТЗ Заказчику на технику, которая удовлетворяет его требованиям.
Сразу обозначить, что техника будет приобретаться на конкурсной основе (по тендеру),
Место проведения тендера (наименование электронной площадки), способ проведения (открытый / закрытый аукцион, запрос котировок),
Сроки проведения тендера,
Количество поставляемой техники,
Сроки поставки техники по договору,
Входит ли в стоимость контракта доставка техники до адреса заказчика,
Требования Заказчика к гарантийному сроку и (или) объему предоставления гарантий качества товара, к обслуживанию товара, к расходам на эксплуатацию товара, об обязательности осуществления монтажа и наладки товара, к обучению лиц, осуществляющих использование и обслуживание товара.
Требования Заказчика предоставить Поставщиком и в каком объеме и на какой срок в качестве обеспечения исполнения контракта (безотзывную банковскую гарантию, договор поручительства и т.д.),
Форма, сроки и порядок оплаты товара.

Подводя итог можно сказать, что успех мероприятия зависит от полноты информации в процессе подготовки к тендеру, для чего необходимо Заказчику и потенциальному Поставщику согласовать и уточнить: марку и модель минитрактора в необходимой комплектации, вид тендера и условия его проведения, все условия проекта договора. Как говориться «информация лишней не бывает, главное ее правильно использовать». Тогда время и деньги, потраченные Заказчиком на организацию и проведение тендера, будут потрачены эффективно и принесут планируемый результат.